Ugovor o obradi podataka — FizioDesk

1. Strane i predmet

Ovaj ugovor zaključuju ordinacija koja koristi FizioDesk (u daljem tekstu: Rukovalac) i FizioDesk (u daljem tekstu: Obrađivač), u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti. Čini deo ugovora o korišćenju usluge, zajedno sa Uslovima korišćenja, i prihvata se registracijom ordinacije. U pitanjima zaštite podataka ovaj ugovor ima prednost nad Uslovima korišćenja.

2. Uloge

Za lične podatke pacijenata koje unosi u platformu, Rukovalac određuje svrhu i način obrade, a Obrađivač ih obrađuje u njegovo ime. Za podatke o nalozima, fakturisanju, podršci i posetiocima sajta Obrađivač je samostalni rukovalac, kako je opisano u Politici privatnosti.

3. Predmet, priroda, svrha i trajanje obrade

Obrađivač obezbeđuje softversku platformu za vođenje evidencije pacijenata, termina, terapijskih ciklusa i poseta, dokumenata, kućnih vežbi i naplate. Obrada obuhvata prikupljanje unosa Rukovaoca, čuvanje, prikaz ovlašćenim korisnicima, pravljenje rezervnih kopija i brisanje. Svrha je isključivo pružanje usluge Rukovaocu. Obrada traje dok traje ugovor o korišćenju usluge, uz odredbe odeljka 13.

4. Vrste podataka i lica

• Lica: pacijenti Rukovaoca (uključujući maloletne) i njihovi zakonski zastupnici, osoblje Rukovaoca.
• Podaci: ime i prezime, datum rođenja, pol, kontakt podaci, adresa, napomene, dijagnoze, terapijski ciklusi, evidencija poseta (terapija, procena bola, napomene), termini, dokumenta i snimci, podaci o naplati poseta, kućne vežbe i povratne informacije pacijenta preko portala. Obuhvataju podatke o zdravlju.

5. Obaveze Rukovaoca

• Rukovalac odgovara za zakonitost obrade: pravni osnov, obaveštavanje pacijenata, saglasnost zakonskih zastupnika maloletnih lica i tačnost unetih podataka.
• Rukovalac upravlja nalozima osoblja i ovlašćenjima, i odgovara za radnje osoblja kome je dao pristup.
• Rukovalac je dužan da obezbedi čuvanje zdravstvene dokumentacije u rokovima koje propisuje zakon, i da je preuzme pre prestanka ugovora.
• Uputstva Rukovaoca su ovaj ugovor, Uslovi korišćenja i podešavanja i radnje koje Rukovalac preduzima u platformi, kao i dodatna pisana uputstva upućena na [email protected].

6. Obaveze Obrađivača

• Obrađuje podatke samo po uputstvima Rukovaoca; ako smatra da neko uputstvo krši zakon, obaveštava Rukovaoca.
• Ne koristi podatke u sopstvene svrhe, ne prodaje ih, ne koristi ih za oglašavanje, profilisanje ni obuku modela.
• Obezbeđuje da lica koja imaju pristup podacima budu obavezana na poverljivost.
• Primenjuje mere iz odeljka 7 i pomaže Rukovaocu u ispunjavanju njegovih obaveza (odeljci 10 i 11).
• Sadržaju podataka pacijenata pristupa samo kada je to neophodno za otklanjanje konkretnog problema i uz izričit pristanak Rukovaoca.

7. Tehničke i organizacione mere

• Šifrovana komunikacija (HTTPS) i zaštitna zaglavlja pregledača.
• Lozinke čuvane Argon2id algoritmom; serverske sesije sa nasumičnim tokenima u HttpOnly kolačićima; zaštita od falsifikovanja zahteva.
• Pristup prema ulogama i tehničko razdvajanje podataka između ordinacija.
• Evidencija bezbednosno važnih radnji (prijava, izmene naloga, administrativne radnje).
• Prijava administratora platforme uz dodatni kod poslat e-poštom.
• Šifrovano skladištenje otpremljenih dokumenata i svakodnevne rezervne kopije servera.
• Izveštaji o greškama se čiste od ličnih podataka pre slanja.
• Redovno ažuriranje softvera i infrastrukture.

8. Podobrađivači

Rukovalac daje opšte ovlašćenje za angažovanje sledećih podobrađivača:

• Hetzner Online GmbH (Nemačka) — serveri, baza podataka, rezervne kopije.
• Cloudflare, Inc. — usmeravanje saobraćaja i čuvanje dokumenata (R2, Istočna Evropa).
• Brevo (Francuska) — slanje e-poruka koje ne sadrže medicinske podatke.
• Sentry (Functional Software, Inc., evropski region) — evidencija tehničkih grešaka bez ličnih podataka.

Obrađivač sa svakim podobrađivačem ima ugovor koji nameće obaveze zaštite podataka jednake ovima. O nameri da angažuje novog podobrađivača ili zameni postojećeg obaveštava Rukovaoca e-poštom najmanje 30 dana unapred. Rukovalac može da uloži prigovor iz opravdanih razloga zaštite podataka u tom roku; ako se ne reši drugačije, može da otkaže ugovor bez otkaznog roka. Obrađivač odgovara Rukovaocu za podobrađivače.

9. Prenos van Srbije

Podaci se čuvaju u Nemačkoj i regionu Istočne Evrope. Ako se podaci prenose u treće zemlje preko podobrađivača sa sedištem u SAD, prenos se vrši uz standardne ugovorne klauzule ili drugu odgovarajuću meru zaštite predviđenu zakonom.

10. Povreda podataka

Obrađivač obaveštava Rukovaoca e-poštom bez odlaganja, a najkasnije u roku od 48 sati od saznanja za povredu podataka, i dostavlja raspoložive informacije: opis povrede, obuhvaćene podatke i lica, verovatne posledice i preduzete mere. Rukovalac je taj koji odlučuje o obaveštavanju Poverenika (u roku od 72 sata prema zakonu) i lica na koja se podaci odnose; Obrađivač mu u tome pomaže.

11. Prava lica na koje se podaci odnose

Ako Obrađivač primi zahtev pacijenta, upućuje ga Rukovaocu. Obrađivač pomaže Rukovaocu da ispuni zahteve za pristup, ispravku, brisanje, ograničenje i prenosivost, i to bez odlaganja, a najkasnije u roku od 10 dana od zahteva.

12. Provera i revizija

Obrađivač na zahtev dostavlja informacije potrebne da se dokaže poštovanje ovog ugovora. Rukovalac može jednom godišnje, uz najavu od 30 dana, da izvrši proveru (pisanim upitnikom ili uvidom u dokumentaciju), o svom trošku i bez ometanja rada i bezbednosti drugih korisnika. Rukovalac ne može da pristupa podacima drugih ordinacija.

13. Prestanak ugovora, vraćanje i brisanje

• Po prestanku ugovora o korišćenju usluge, Rukovalac ima 30 dana da traži kopiju svojih podataka. Obrađivač je dostavlja u uobičajenom, mašinski čitljivom formatu (tabelarni podaci i otpremljena dokumenta) u roku od 10 dana od zahteva.
• Po isteku tog roka Obrađivač briše podatke iz produkcionog sistema u roku od 30 dana, a iz rezervnih kopija oni nestaju u narednih 30 dana.
• Obrađivač zadržava samo podatke koje je zakonom dužan da čuva (npr. račune izdate Rukovaocu) i, uz zaštitu, one potrebne u pravnim postupcima.

14. Odgovornost

Svaka strana odgovara za ispunjenje svojih obaveza po zakonu i ovom ugovoru. Granice odgovornosti Obrađivača prema Rukovaocu uređene su Uslovima korišćenja, osim kada se odgovornost po zakonu ne može ograničiti.

15. Izmene i kontakt

Izmene ovog ugovora važe po obaveštenju Rukovaoca u skladu sa Uslovima korišćenja. Pitanja o obradi podataka šaljite na [email protected].